Cómo escribir una carta de suspensión

Escrito por Patricia Hunt ; última actualización: February 01, 2018
Escribir una carta de suspensión identifica claramente lo que el empleado suspendido debe hacer a continuación.

Provocada por una variedad de situaciones, escribir una carta de suspensión sirve tanto como un documento legal como un documento oficial o un anuncio público. Quien tiene licencia o contrato, alumnos y empleados pueden recibir suspensiones y por lo tanto, es necesaria una notificación. A veces una suspensión provee una opción a castigo mientras que otras veces da un periodo para investigación. De cualquier manera, el tono de la carta debería ser objetivo y profesional y nunca emocional. No importa la razón de la suspensión, la carta debe incluir algunos puntos claves.

Escribe la dirección del emisor, calle, ciudad y código postal en la esquina derecha superior de la página, una pulgada (2,54 cm) debajo del margen de la hoja. Incluye la fecha en la tercer línea. Estas líneas contienen información vitalmente importante: la información de contacto para la parte que está expidiendo la suspensión y la referencia de tiempo.

Sáltate cuatro líneas y escribe en el margen izquierdo el nombre del receptor, su dirección residencial o laboral con calle, ciudad, estado y código postal en tres líneas separadas. Sáltate dos líneas y escribe: Estimado ____:. Refiérete al receptor como Señor, Señora, Señorita o su título laboral. Sáltate otras dos líneas para comenzar el primer párrafo de la carta.

Determina la violación, infracción o incumplimiento específico que provocó la suspensión en el primer párrafo. Recuerda mantener un tono profesional. Refiérete a cualquier advertencia previa que se haya hecho o intentos de corregir algún mal comportamiento.

Cita la regla, ley o política violada en el segundo párrafo. Refiérete al manual de empleados o estudiantes, o al contrato o ley para obtener un lenguaje específico.

Escribe la duración específica de la suspensión, indicando las fechas de inicio y término, los cargos por penalidad, si aplican, o cualquier otra medida correctiva en el tercer párrafo. Describe lo que la persona suspendida puede y no puede hacer durante su suspensión. Por ejemplo, si la persona suspendida no puede visitar las instalaciones escolares o propiedad de la empresa, especifícalo. Si la persona suspendida no puede comunicarse por teléfono o correo electrónico con otros empleados, especifícalo.

Especifica cómo podrá hacer correcciones la persona o grupo de personas suspendidas al final del párrafo. ¿Será suficiente pagar una multa o presentar un trabajo para remover la suspensión? Si la persona o grupo pueden apelar la suspensión, provee pasos específicos aquí.

Consejos

Envía la carta por correo certificado y coloca una copia de la carta en el archivo del personal.

Advertencias

Como parte del drama legal, asegúrate de que el archivo del personal se mantenga completo. Provee un mecanismo para mostrar que la persona o grupo suspendido recibió la carta. Crea una línea para firma en la parte inferior de la carta de suspensión como reconocimiento de la recepción de la carta. Incluye dos copias en el sobre de la carta, una para el archivo de la persona suspendida y una con línea para firma para regresar a la oficina.

Sobre el autor

Patricia Hunt first found her voice as a fiction and nonfiction writer in 1974. An English teacher for over 27 years, Hunt's works have appeared in "The Alaska Quarterly Review," "The New Southern Literary Messenger" and "San Jose Studies." She has a Master of Fine Arts in creative writing from American University and a doctorate in studies of America from the University of Maryland.

Créditos fotográficos

  • Stockbyte/Stockbyte/Getty Images
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