Cómo escribir una carta formal de invitación de una empresa a un evento social

Escrito por Estefanía Mac ; última actualización: March 08, 2019

Cada día el mercado se hace más competitivo y es ahí donde las empresas y PYMES deben saber diferenciarse. Aunque Internet y las redes sociales permiten crear invitaciones a eventos, celebraciones y conferencias fáciles y sencillas, esto es algo que todos hacen.

Además, hay algunos invitados -como socios, inversionistas y la prensa- que requieren una invitación personalizada. Esto les demostrará que tienes un interés especial a que asistan y tendrás más oportunidades de que hagan un espacio en su agenda para tu compañía.

¿Cuándo redactar una carta de invitación?

Si bien es cierto que una empresa invierte mucho tiempo, dinero y logística en la organización de un evento, no todos los que celebras ameritan una carta formal de invitación. Esto dependerá de la audiencia a la que quieras atraer y de la relevancia del encuentro.

Crear invitaciones formales es ideal para:

  • Conferencias de especialistas que hablen sobre un tema de actualidad  
  • La presentación de un informe, estudio o rendición de cuentas  
  • Fiestas para atraer inversionistas o financiación a un proyecto  
  • El aniversario de la compañía o de un hito cumplido  
  • Recaudación de fondos para una causa social
  • El lanzamiento de un nuevo producto o marca
  • Foros con participación internacional
  • El primer evento como emprendedor  

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¿Cómo escribir una carta de invitación?

Para escribir de forma efectiva una invitación a un evento social o corporativo, se deben tomar en cuenta algunos factores. Por ejemplo, no es lo mismo que tu empresa esté invitando a otra compañía -o corporación, asociación civil, organización sin fines de lucro- a que desee la participación de un invitado especial.

Algo parecido sucede cuando se diseña una publicidad por correo electrónico B2B y otro B2C. Lo primordial es causar una buena impresión.

Identifica a la audiencia

Ya sea que estés redactando una invitación a un evento de emprendedores o a la recolecta de fondos para una labor social. Este es el primer paso para que el contenido de tu comunicación cree un impacto en el lector.

Antes de comenzar a escribir, pregúntate:

  1. ¿Qué hace la empresa o la persona a la que estás invitando?
  2. ¿Cómo tu evento o conferencia podría aportarle valor?
  3. ¿Habrá otros invitados que conoce?

Luego de responder a estas preguntas, sabrás a quién te estás dirigiendo y cuáles son las palabras clave que debes usar para asegurar su asistencia.

Estudia si debes incluir algún material

En especial si es un foro, conferencia o la presentación de un proyecto. Incluir material impreso -como un resumen del estudio o un sumario de los ponentes y de los temas que discutirán- puede hacer la diferencia. Adicionalmente, le mostrará al lector tu interés en que asista y participe del evento.

Otra manera de hacerlo es mediante una infografía con datos interesantes. Esta opción es una de las más empleadas por las ONGs, puesto que en una sola imagen pueden describir un problema complejo con cifras, origen, consecuencias, entre otros.

Define el tono de redacción

El hecho de que estés escribiendo una carta de invitación formal no quiere decir que el tono deba ser profesional y distante. Todo dependerá -nuevamente- de a quién te estás dirigiendo y cuál es la relación de tu empresa con él.

El estilo que más utilizan gigantes tecnológicos como Facebook, Xiaomi y Google es algo más parecido a un tono semiprofesional y cercano. Esta puede ser tu inspiración.

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Ten a la mano todos los detalles

En la carta, deberás incluir ciertos detalles, como el lugar donde se celebrará el evento, la duración, el motivo y el código de vestimenta. También puedes añadir más información de interés, como si la entrada es gratuita y si el invitado puede llevar uno o más acompañantes.

¡A escribir!

Es hora de redactar una invitación que englobe todo lo que sabes del invitado. Empieza la carta dirigiéndote al lector con la palabra “estimado o estimada”. Ya no se estila poner el Sr. o Sra., pero si quieres, puedes hacerlo.

Después, sigue con una introducción de lo que será el evento. Un buen comienzo podría ser: El próximo 21 de octubre de 2019, ABC Company lanzará al mercado...

Recuerda informarle al lector quiénes participarán en la reunión, por qué es una buena oportunidad para él y cualquier otra información que sea de su interés.

Cierra la carta pidiendo una confirmación de asistencia. Esto ayudará al equipo que esté organizando la celebración a tener un estimado de posibles asistentes.

Hazlo profesional

Incluso si envías la carta por correo postal o con un mensajero, los detalles son importantes. Redactar la carta en un editor de textos te permitirá incluir ciertos elementos para que resalte a la vista, como el logo de la empresa, sus colores o el membrete.

Si quieres enviar la invitación por correo electrónico, puedes hacerlo en formato PDF con una firma digital o decantarte por otras plataformas que cuentan con plantillas de diseño atractivas, como MailChimp y Canva. En ellas, puedes añadir un botón con cada una de tus redes sociales y un enlace que lleve al lector a los distintos perfiles con tan solo un clic.

Así, les darás la oportunidad al invitado de seguirte y leer información actualizada del evento o agradecerte por la invitación en un mensaje de 280 caracteres.