Cómo escribir una carta para cancelar una orden de compra sin penalidad

Escrito por Natalie Smith ; última actualización: February 01, 2018
La cancelación de un pedido antes de que se prepare requiere velocidad y claridad.

Ordenaste las partes equivocadas y ahora tienes que cancelar el pedido. La velocidad es la esencia: debes cancelar el pedido antes de que sea procesado o el fabricante te cobrará una cuota para reponer los artículos o te hará pagar el envío de vuelta. Llama primero al departamento de servicio al cliente del fabricante para tratar de cancelar el pedido. Sin embargo, si tienes una orden extensa o lista de las piezas, el fabricante podrá pedirte que envíes por correo o por fax una carta con la lista de elementos a cancelar.

Obtén un pedazo de papel con el membrete de tu empresa, si es aplicable. Esto le dará credibilidad a tu solicitud de cancelación.

Indica en el membrete que necesitas cancelar parte o la totalidad de tu solicitud. Indica la fecha de la orden y el número de pedido.

Enumera los artículos y las cantidades que necesitas cancelar. Proporciona referencias, si es aplicable.

Cierra la carta agradeciendo al destinatario por su tiempo. Pide disculpas por las molestias. Dale tu información de contacto en caso de que necesite ponerse en contacto contigo sobre el pedido.

Envía por fax la carta si el departamento de servicio al cliente de la compañía tiene un número de fax. Si no, envíala por correo al departamento de servicio al cliente a través de del servicio de prioridad del Servicio Postal de los Estados Unidos o del correo urgente, o a través de otro servicio de correo con opciones similares. El Servicio Postal de los Estados Unidos garantiza dos o tres días para el correo prioritario y la entrega al día siguiente para el correo urgente en la mayoría de lugares. Elige el servicio que te permita cancelar la orden antes de que sea procesada.

Haz un seguimiento con una llamada telefónica para asegurarte de que la empresa canceló la orden. Si no fuiste capaz de cancelar el pedido, averigua cómo puedes devolver los artículos y si se puede evitar la penalidad por la reposición de existencias.

Sobre el autor

Natalie Smith is a technical writing professor specializing in medical writing localization and food writing. Her work has been published in technical journals, on several prominent cooking and nutrition websites, as well as books and conference proceedings. Smith has won two international research awards for her scholarship in intercultural medical writing, and holds a PhD in technical communication and rhetoric.

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