Cómo escribir una carta de cancelación de una conferencia

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Las conferencias se cancelan por una variedad de razones. Si bien es aceptable cancelar una conferencia, no es la etiqueta adecuada omitir avisar sobre el cambio a aquellos que están planeando asistir. Las cartas de cancelación son el medio más efectivo para correr la voz de que la conferencia ha sido cancelada. El personal administrativo que recoge la información de confirmación de asistencia debe tener la información de contacto de aquellos que están planeando asistir a la conferencia, así que pide una lista de los nombres y las direcciones de correo para que puedas enviar un aviso de cancelación con prontitud.

Dirige la carta a cada individuo, si es posible. Si la conferencia es demasiado grande, puede que no tengas tiempo para dirigir la carta a cada individuo de manera personal. En este caso, dirige la carta a un público más general. Escribe algo como "Queridos asistentes a la conferencia" o "A quien corresponda".

Escribe que lamentas informar al destinatario que la conferencia ha sido cancelada. Escribe el nombre de la conferencia, incluyendo la fecha y hora en que se suponía que iba a tener lugar. Mientras más aclaración proporciones, mejor. Algunas personas se inscriben para asistir a muchas conferencias por el mismo tiempo, por lo que tendrán que saber la conferencia exacta que se está cancelando. Puedes decir: "Lamentamos informarte que la conferencia "Cambiando las mentes en los negocios", programada para el 4 de mayo a las 2 pm, ha sido cancelada".

Pide disculpas por las molestias. Algunas personas que confirmaron la asistencia podrían haber tenido que hacer arreglos especiales y adaptaciones para poder asistir y podría ser un inconveniente que la reunión haya sido cancelada abruptamente. Di: "Nos disculpamos sinceramente por cualquier inconveniente que este cambio pueda causar".

Informa a los receptores de las cartas de la siguiente etapa. Si la conferencia se ha aplazado, dilo. Da la hora y la fecha a la que se ha movido la conferencia con instrucciones para confirmar la asistencia para la nueva fecha. Si la conferencia no va a ser reprogramada, es importante dejar que los lectores lo sepan. Podrías escribir "Por el momento, esta conferencia no ha sido reprogramada, pero vamos a informarte si esto cambia".

Proporciona instrucciones sobre la persona con la que deben ponerse en contacto si tienen preguntas o inquietudes. Incluye el nombre, número de teléfono, número de fax y correo electrónico del contacto apropiado.

Firma la carta y escribe tu nombre debajo. Esto permite que los destinatarios sepan que la carta de cancelación de verdad vino de ti y no es un engaño.