Cómo explicar documentos confidenciales y no confidenciales
Escrito por Alex Saez ; última actualización: February 01, 2018
Una parte importante del funcionamiento de una organización es la confidencialidad. Mientras que algunos documentos se hacen para el uso público, hay miles de archivos que deben mantenerse a puertas cerradas. Hay muchas razones para esto. Por ejemplo, un empleado no querrá que su información médica sea pública y una empresa y no quiere que el mundo sepa acerca de las transacciones o actividades potenciales. La información confidencial contenida en los documentos confidenciales hace que sea fácil de diferenciar de aquellos documentos benignos y no confidenciales. Si eres un gerente frente a un nuevo empleado, es imprescindible que aclares qué documentos son privados y cuáles no lo son. De lo contrario, se podría provocar que la información confidencial pudiera ser revelada accidentalmente, dando lugar a posibles consecuencias legales.
Explica el contenido de los documentos. Explica a la persona qué tipo de información se encuentra en los documentos confidenciales y no confidenciales. El contenido específico puede variar dependiendo de la organización o el campo. En general, un documento confidencial contiene información privada y de propiedad relacionada con el negocio o con sus miembros. Dile a la persona que si la información contenida dentro puede invadir la privacidad de alguien o exponer hechos secretos, el documento es claramente confidencial. Alternativamente, si el documento es para el consumo público, como un folleto informativo, entonces no es confidencial y debe ser explicado como tal.
Explica su importancia. Los documentos no confidenciales no contienen información sensible, por lo que a menudo son prescindibles y fáciles de reemplazar. Alternativamente, los documentos confidenciales tienden a ser únicos para un área individual o específica de información. Como resultado, deben ser rastreados y no alterados o eliminados, a menos que se indique lo contrario. Aclara esta diferencia cuando le aclares el tema a alguien.
Explica su accesibilidad. Los documentos no confidenciales son fáciles de obtener. Cualquier persona puede acceder a ellos con poco o ningún permiso. Los documentos confidenciales, por el contrario, requieren una autorización especial de algún tipo. Tal vez sólo ciertos empleados pueden acceder a estos archivos o se requiere un nivel de seguridad específico para poder acceder a estos. Ilustra esto con una clara definición de qué documentos son confidenciales y la forma en que se pueden acceder.
Explica que la divulgación de documentos confidenciales puede dar lugar a sanciones o incluso el despido.
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