Una parte importante del funcionamiento de una organización es la confidencialidad. Mientras que algunos documentos se hacen para el uso público, hay miles de archivos que deben mantenerse a puertas cerradas. Hay muchas razones para esto. Por ejemplo, un empleado no querrá que su información médica sea pública y una empresa y no quiere que el mundo sepa acerca de las transacciones o actividades potenciales. La información confidencial contenida en los documentos confidenciales hace que sea fácil de diferenciar de aquellos documentos benignos y no confidenciales. Si eres un gerente frente a un nuevo empleado, es imprescindible que aclares qué documentos son privados y cuáles no lo son. De lo contrario, se podría provocar que la información confidencial pudiera ser revelada accidentalmente, dando lugar a posibles consecuencias legales.
Explica el contenido de los documentos. Explica a la persona qué tipo de información se encuentra en los documentos confidenciales y no confidenciales. El contenido específico puede variar dependiendo de la organización o el campo. En general, un documento confidencial contiene información privada y de propiedad relacionada con el negocio o con sus miembros. Dile a la persona que si la información contenida dentro puede invadir la privacidad de alguien o exponer hechos secretos, el documento es claramente confidencial. Alternativamente, si el documento es para el consumo público, como un folleto informativo, entonces no es confidencial y debe ser explicado como tal.
Explica su importancia. Los documentos no confidenciales no contienen información sensible, por lo que a menudo son prescindibles y fáciles de reemplazar. Alternativamente, los documentos confidenciales tienden a ser únicos para un área individual o específica de información. Como resultado, deben ser rastreados y no alterados o eliminados, a menos que se indique lo contrario. Aclara esta diferencia cuando le aclares el tema a alguien.
Explica su accesibilidad. Los documentos no confidenciales son fáciles de obtener. Cualquier persona puede acceder a ellos con poco o ningún permiso. Los documentos confidenciales, por el contrario, requieren una autorización especial de algún tipo. Tal vez sólo ciertos empleados pueden acceder a estos archivos o se requiere un nivel de seguridad específico para poder acceder a estos. Ilustra esto con una clara definición de qué documentos son confidenciales y la forma en que se pueden acceder.
Explica que la divulgación de documentos confidenciales puede dar lugar a sanciones o incluso el despido.