Comunicación efectiva y eficiente

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business colleagues preparing for business meeting image by Vladimir Melnik from Fotolia.com

En el competitivo mercado global de hoy, la capacidad de comunicarse de manera efectiva y eficiente es la piedra angular de una exitosa carrera o negocio. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo respecto a alcanzar estas habilidades. Afortunadamente, hay ciertas áreas en las que puedes enfocarte para mejorar tus habilidades de comunicación.

Estructura

Dale una estructura a tus mensajes. Las personas son más capaces de comprender y retener la información y los argumentos si se presentan de una manera organizada. Si vas a enviar un correo electrónico o hacer una presentación, explica en el principio cuál es el propósito del acto comunicativo y traza con exactitud lo que la comunicación cubrirá. Esto ayuda a darle estructura a tu mensaje y te permite presentarlo de manera eficiente.

Brevedad

La gente no tiene la mejor capacidad de atención. La mejor forma de atender esta deficiencia es mantener los mensajes breves y al punto. No pierdas tiempo en la información que es innecesaria para la comprensión del mensaje. Cuanto más corto puedas hacer tu mensaje sin sacrificar el contenido necesario, tanto más probable es que tu mensaje será eficaz y menos probable que estarás perdiendo el tiempo.

Energía

Las presentaciones prolijas y secas ponen a dormir a la gente, lo que no te hará un comunicador muy eficaz. La mejor manera de combatir el potencial de aburrir a tu audiencia es mantener a tu presentación energética. Las actitudes son contagiosas. Si estás entusiasmado con tu mensaje y los presentas de una manera emocionante, las personas que reciben la información son más propensos a estar emocionados por la información presentada.

Compromiso

No importa lo breve, estructurado o energético que tu mensaje pueda ser; si no comprometes a tu público en la comunicación, no estás siendo tan efectivo como podrías ser. Por esta razón, es importante involucrar a la audiencia objetiva. Por ejemplo, si le estás enviando un correo electrónico a los miembros del grupo acerca de un próximo proyecto y un calendario para su finalización, solicítales a los miembros del grupo tres ideas para contribuir con el proyecto dentro de un par de días. Esto involucra a las personas en el mensaje, ya que los obliga a hacer algo a fin de demostrar la comprensión de la información presentada, lo que refuerza el mensaje que estabas tratando de enviar.

Seguimiento

La comunicación efectiva y eficiente no es un asunto de una sola vez. La comunicación es un proceso cíclico. Es importante hacer un seguimiento con el destinatario de tu mensaje para asegurarte de que todo se entendió y recibir comentarios. Una gran parte de la comunicación es escuchar, y si no te das la oportunidad de escuchar después de enviar un mensaje, estás perdiendo una gran parte de lo que significa ser un comunicador eficaz. Esto también te hace un comunicador más eficaz, ya que evita los malentendidos que podrían llevar a una pérdida de tiempo.