Características esenciales de las cartas comerciales

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Una carta comercial marca la pauta para futuras interacciones. Cuando un cliente potencial recibe una carta de negocios, de inmediato se forma una idea del escritor y su organización. Si la letra es demasiado informal, el escritor puede parecer poco sincero o no profesional. La escritura que es demasiado formal puede intimidar o alienar al lector. Una carta bien organizada y bien escrita va a crear una primera impresión positiva.

Buena organización

Cada carta comercial se dirige a un fin específico o una tarea. Podría ser una solicitud de información, la respuesta a una consulta o la presentación de una propuesta. El primer párrafo establece el propósito de la carta. Responde a las preguntas del periodista: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Los párrafos restantes apoyan este propósito con diferentes puntos (cualificaciones, atributos, características). El último párrafo reafirma este propósito y define claramente las expectativas del escritor. El escritor usa frases de transición apropiadas para asegurar que todas las partes de la carta fluyan juntas sin problemas.

Claro y conciso

Una buena carta comercial ofrece toda la información pertinente de manera clara y concisa. El escritor usa un tono apropiado y lenguaje. Mantiene el vocabulario sencillo y evita el uso de lenguaje técnico o abstracto para impresionar al lector. Varía la longitud de las oraciones, dejando de la do las frases largas con demasiados detalles. Sin embargo, no se limita a frases cortas y entrecortadas. Siempre que sea posible, utiliza la voz activa en lugar de la voz pasiva.

Bien estructurado

Cada carta comercial sigue el formato de la empresa y los requisitos de la fuente. En un formato de bloque, toda la carta está justificada a la izquierda y con espaciado sencillo, excepto por un doble espacio entre párrafos. El formato de bloque modificado sigue el estilo de bloque, pero posicionando la fecha y el cierre en el centro. La mayoría de las cartas de negocios incluyen la fecha, dentro de la dirección, saludo, el asunto, el cierre de cortesía, firma y recintos. Si la letra es más corta o más larga que el promedio, el escritor hace los ajustes necesarios en el espacio vertical.

Libre de errores

Antes de enviar cualquier carta, el escritor lee el primer borrador en voz alta. Esta es una excelente manera de comprobar si hay un lenguaje que suene extraño o antinatural. Él usa un diccionario y libro de estilo de escritura para revisar la ortografía, gramática y puntuación. Como alternativa, él puede usar la comprobación de ortografía y gramática de su programa de procesamiento de textos. Comprueba nuevamente el nombre, el título y la dirección del destinatario.